メール送受信ソフトで『Outlook』を使われている方も多いのではないでしょうか？
大事なメールを送付する際に事前に件名と送付先のメールアドレスを確認してから送付したいと思うこともあると思います。
またセキュリティやコンプライアンスより最近特に情報漏洩に対して慎重に情報発信等をしなくてはなりません。普段よく使うメールの誤送信による重大な情報漏洩もよく耳にします。
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いつもメール送付前にメールの件名、宛先、内容については特に注意しながらメールを送付するようにしているけど。。メールを送付する直前にメールの件名とアドレスの確認があれば助かるわ～。
メール送信のときは、いつも間違えがないかドキドキ。特に宛先（TO：）やCC：で複数人の方にメールを送信するときに、何度も何度もチェックしながら送付しているから。
情報漏洩の一番の原因は、人による人的ミスから発生することが多いですね。皆さんひやひやしながら、企業秘密（Confidential）等の資料や情報には十分気をつけていると思います。
『仕事に追われて焦っているとき』『疲れているときや忙しいとき』『ついうっかり』など誰でもミスはあります。
企業様によってはこのようなミスがあった場合は、顛末書や始末書などで再発防止をされているかと思いますがシステム上で送付する前に『確認』の機能を入れるだけで、人的ミス（ヒューマンエラー）を少しでも軽減できるようにすれば、少し安心感があると思います。
企業様の中には、情報処理部門やICT部門等がありすでに対策等はされているかと思いますが、少人数ならび個人にて事業されている方は参考になるかと思います。
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Outlookに『開発』メニューを追加しましょう。
Outlookのメインメニューに『開発』メニューの追加手順を説明します。
１．Outlookを開きます。
２．下記の画面の上にマウスのカーソルを持っていき『右クリック』をして『リボンのユーザ設定』を押します。
３．Outlookオプションのリボンカスタマイズで『開発』に✅を入れます。そのあと画面下の『OK』ボタンを押してください。
４．Outlookのメニューに『開発』が追加されます。
Outlookのメインメニューに『開発』のボタンが表示されれば設定は終了です。次の項では具体的にメール誤送信のための確認をするようにOutlookにプログラムを実装します。
Outlookでメール送信前に『確認』を実装する方法
Outlookにメール送信前に『確認』を実装する説明を行います。
１．メインメニューの『開発』ボタンを押し、『Visual Basic』を押してください。
２．Visual Basicの画面が開いたら、『Project1』→『Mictosoft Outlook Object』→『ThisOutlookSession』を左ダブルクリックすると右の画面が開きます。
３．右の画面に下記プログラムをコピーして貼り付けます。貼り付けた後、上記画面の×を押して閉じてください。
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
On Error GoTo Exception
Dim strAddress As String
strAddress = vbCrLf
Dim objRecipient As Recipient
For Each objRecipient In Item.Recipients
strAddress = strAddress & objRecipient.Name & " " & objRecipient.Address & vbCrLf
Next
Dim strMessage As String
strMessage = "件名:" & Item.Subject & vbCrLf & strAddress & vbCrLf & "上記の宛先に、メールを送信してもよろしいですか?"
If MsgBox(strMessage, vbExclamation + vbYesNo + vbDefaultButton2) <> vbYes Then
Cancel = True
End If
On Error GoTo 0
Exit Sub
Exception:
MsgBox CStr(Err.Number) & ":" & Err.Description, vbOKOnly + vbCritical
Cancel = True
Exit Sub
End Sub
ここまでできればメール送付前の『確認』プログラムの実装は終了です。次は一度テストメールをして、メール送付前に『確認』メッセージが表示されるか試してみましょう。
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メール送付前の『確認』メッセージについて
一度テストメールを送付して下記『確認』メッセージが表示されれば実装は完了しています。
事前に件名と宛先を確認して『はい』を押すとメール送信。『いいえ』を押すとメールは送付せずメール本文に戻ります。
最後に、一度Outlookを閉じてください。その時に変更した内容を保存しますか？と聞かれますので、保存してから、再度Outlookを立ち上げて使用してください。もし上記のプログラムを入れても機能しない場合は、株式会社のらねこ さんの『メール誤送信防止アドイン』をインストールされても良いかと思います。
※安全かと思いますが、アドインのインストールについては自己責任にてお願いします。
その他 Outlookやメール関連の掲載記事
その他Outlook関連やメールに関する内容については、下記の記事も参考にしてみてください。
Outlookで便利な署名の作成方法、使い方について | よろず相談ブログ (gs1.co.jp)
業務効率が上がる、複数のメールアドレスをOutlookに登録する方法 | よろず相談ブログ (gs1.co.jp)
意外と大切！Outlookでメール誤送信を防ぐ方法を説明します | よろず相談ブログ (gs1.co.jp)
下書き、送信済みアイテム、削除アイテム、迷惑メールなどOutlookに全てのフォルダーが表示されない場合の解決方法 | よろず相談ブログ (gs1.co.jp)
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ご相談内容の一例
実際によくあるご相談内容（一部抜粋）
・事業計画や月次管理をどのように策定の仕方を気軽に相談したい
・PDCAや５Sなど社内に浸透させたい。良い方法をアドバイスしてほしい
・どうしたら社員のモチベーションがあがる提案のアドバイスがほしい
・人事考課の評価査定、もっと数値化する方法のアドバイス欲しい
・マネージメントで必要なこと、 部下の育成方法や管理方法をアドバイスしてほしい
・出世したいが、何が原因で出世できないのかわからない。客観的に分析してほしい
・あわない上司と上手にお付き合いする仕方の話を聞いてほしい
・今いる会社に残るべきか、辞めるべきかの話を聞いてほしい
・新商品の開発や展開する上で気を付けないといけないことをアドバイスほしい
・ものつくりでコストダウンや生産効率を更に上げて競争力をつけたい
・これから起業を考えているので、ちょっとしたことや些細なわからないことを相談したい
・自分の考えや意見を客観的立場で聞いてもらい意見がほしい
・販路拡大のために人脈やコンタクト先を広げるには何が必要なのかアドバイスが聞きたい
・ホームページ、ブログサイトやマッチングサイトをWordPressで作りたいので気軽に聞ける相談者として定期的にコンサルタントをお願いしたい
・海外展開を検討しているので、業務提携を締結したい
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etc.
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