上司に取引先様 向けのDMを頼まれたけど、間違えないようにしないと取引先様に対して失礼にならないか心配だよ。
お客様からの苦情に対するレターを書かないといけないけど。。。
ビジネスシーンにおいて、取引先様やお客様など大事なビジネス文章（ビジネスレター）を書くことが多いですよね。最近はメールやSNSにて簡単に会話ができますが、メールやSNS、手紙などのレター、報告書など、ごく一例ですがブログしますので、参考としてご活用ください。
はじめに
ビジネスシーンで作成するビジネス文章は、個人で記載している日記などとは異なり、企業 対 企業、企業 対 個人、上司 対 部下 など 色々なシーンで使われます。
特に報告書、日報などは『起承転結』、『５W２H』で簡潔に分かりやすく、報告の構成や相手にわかりやすく伝わるかをよく考えて記載することが重要となります。
※『起承転結』は頭に置いておくことが重要で、ビジネスシーンやプレゼン資料では使い方に工夫が必要です。
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※『５W２H』の説明は下記を参考にしてください。
- When(いつ？)
- Where(どこで？)
- Who(誰が？)
- What(何を？)
- Why(なぜ？)
- How(どうやって？)
- How much(いくらで？）
報告書（技術報告書）の書き方
上司への報告書、評価や実験等の技術的な報告書など、企業人となれば報告書を記載することも出てきます。ダメな例、良い例を記載しますので初めて報告書を作成する場合は参考にしてください。
× ダメな例
目的 → 報告内容（実験内容やプロセス、理論説明） → 考察（私見も含む） → 結果（結論）
※ダメなイメージとしては『起承転結』で結果や結論が最後に構成されている。論文等では良いかもしれませんが、報告やプレゼン資料などでは不向きな構成です。
〇 良い例
目的 → 結果（結論）→ 報告内容（実験内容や理論、結論の裏付け説明） → 考察（私見も含む）
※注意： 考察（私見）を記載すると、考察や私見を記載するのであれば、それの裏付け等を行ってから報告しなさいと指摘される場合があるため、記載する場合は注意が必要です。
大学での論文、普段の日記などでは その日にあった出来事など結果や結論もなく記載すると思いますが、企業での報告書の場合や報告発表などがある場合は特に 目的と結果（結論）を先に記載や発表するように心がけましょう。プロセスや報告内容を長々と説明するのもNGです。見る側、聞く側の立場も考えて報告の構成を検討してみてください。
理由は簡単ですが、企業の上層部になればなるほど、結果（結論）だけを求めます。その結果（結論）の詳細や結論付けに興味があれば報告内容の詳細や理論の裏付けも読んだり、確認します。
技術的な報告書の場合は、担当 → 審査（主任～係長クラス） → 承認（課長～部長クラス）が一般的の承認フローですが、報告する立ち位置により、部長クラスが作成すれば、審査は執行役員か事業部長クラス、承認は社長や専務等になり、より簡潔な結果だけを求められるようになります。
企業により、報告書フォームや記載ルール等もあるかと思いますので、あくまでも参考としてください。
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日報（営業日報）の書き方
日報は、基本的には５W２Hの構成で簡潔に報告することを心がけましょう。
最近ではLINE等のSNSやメールでの報告で良い企業様などもありますが、企業によっては日報のフォームやルール等があると思いますので、参考としてください。
× ダメな例
① 今日は〇〇さんと打合せし、〇〇について説明しました。
② 〇〇企業様からお問い合わせがあり、対応しました。
①、②もわかるように、何かを対応したのはわかるのですが、５W２Hの一部から記載されておらず、上司や同僚から 『で、どこで会ったの？ どのような問合せ？ 結果は？ 相手の反応は？ 次のアクションは？』など、指摘や質問が入るかと思います。
〇 良い例
① 〇〇年〇月〇日 〇曜日 〇時～〇時、今日は〇〇さんと〇〇にて打合せを行い、弊社商品の〇〇について説明しました。〇〇さんの反応はとてもよく、〇〇日までにお見積書のご依頼があり、期日までに送付する旨をお伝えし本日は終了しました。
② 〇〇年〇月〇日 〇曜日 〇時～〇時、〇〇企業様から 弊社商品〇〇に関するお問い合わせがありました。弊社商品〇〇についての説明を簡単に行い、後でメールにて詳細資料を送付する旨お伝えしました。早速資料はメールにて送付しましたので受注できるよう引き続き対応します。
悪い例と良い例は極端な例ですが、悪い例のような日々の報告など実際によくあるあるです。ビジネスシーンでは良い例の様に事実や次のアクションや目標、期日をいかに簡潔に記載し、上司や同僚に伝えることができるかを意識した日報の記載を心がけましょう。
新商品のご紹介レター
企業として新しい商品や商材を販促する際にメール等で連絡する機会もあると思います。
株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。 体調もお変わりなくお元気にされていますでしょうか。 早速ですが、新商品のご紹介をさせていただきます。 〇〇の新商品開発が終わり、〇月よりリリースを予定しております。 大事なお客様よりリリース前に御連絡をさせていただいております。 新商品の詳細につきましては、添付資料をご参照願います。 添付資料の中で、気になる商品等がございましたら、お気軽に お声かけください。 その他 弊社商品につきましても、何なりとお申し付けください。 引き続き、宜しくお願い申し上げます。 〇〇株式会社 〇〇 〇〇
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苦情（クレーム）に対するレター
商売をしていると販売した商品や商材、対応に対してお客様より苦情（クレーム）や改善要求等がくる場合もあります。内容にもよりますが、まず御連絡頂いたことに感謝をし、相手の立場に立って誠心誠意レターにて記載や電話での対応を行いましょう。
下記は仮に不手際にてご注文商品と異なる商品を出荷してしまった場合のレター例です。
ご注文商品と異なる商品の出荷に対するお詫びとご報告 拝啓時下ますますご清栄のことと、お慶び申し上げます。平素は格段のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。 さて、令和〇年〇月〇日に発生いたしましたご注文商品と異なる商品の出荷について、貴社 〇〇様に多大なご迷惑とご心配をお掛けいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。 下記のとおり、経過をご報告申し上げます。 １．経緯 弊社にてご注文番号から製造～出荷までの４Ⅿ変動も踏まえ調査しました。調査した結果〇月〇日の梱包工程～出荷の間に商品が入れ替わっていたことが判明しました。大変申し訳ございません。 ２．対策 現在は梱包工程～出荷まで１名での対応でしたが、今後は２名体制で梱包前の確認、梱包後の出荷前確認の２重チェックを行い、再発防止に努めます。 令和〇年〇月〇日にご連絡を頂き、代品を早急に送付させていただきましたが、今回の件で多大なご迷惑とご心配をお掛けいたしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。 今後もお客様に喜んで頂けるよう、より一層サービスの向上に努めて参りますので、何卒引き続きのご愛顧を賜りますよう、どうぞよろしくお願い致します。 敬具 〇〇株式会社 〇〇 〇〇
年末のご挨拶（例文集）
年末のお客様訪問等でご挨拶する場合や 年始のご挨拶や年賀状などでのご案内をする場合は、メールなどで年末のご挨拶はあまりしませんが、大変お世話になった取引先様への１年の感謝を込めてメールなどを利用してご連絡するのも良いかと思います。
〇〇株式会社 〇〇部長 様 いつもお世話になっております。 今年は色々とご協力いただき、誠にありがとうございました。 とても感謝しております。 メールでのご挨拶となり恐縮ではありますが、どうぞよいお年をお迎えください。 来年も引き続きご支援とご指導の程、宜しくお願い申し上げます。 〇〇株式会社 〇〇 〇〇
株式会社〇〇 代表取締役社長 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 今年は貴社との協業にてビジネスの拡販ができ、 良い年末を迎えることができました。 心より感謝いたします。 更に販路拡大すべくサービスの向上に努めて参ります。 メールでのご挨拶となり大変恐縮ですが、 どうぞ良い年をお迎えください。 来年も引き続き宜しくお願い申し上げます。 〇〇株式会社 〇〇 〇〇
新年のご挨拶（例文集）
最近の風潮で年賀状の送付廃止や年賀状は送付しない企業様も増えてきたかと思います（特に最近個人対個人はLINEなどのSNSで新年の挨拶をして終わる場合も増えてきています）。
企業としては新しい１年の始まりであり、特に年始はおめでたいこともありますので、年賀状をデータとしてメールで送付するか、メールの文章で昨年の感謝と年始のご挨拶として連絡するのも良いかと思います。
特に重要なお客様には年始のご挨拶を直接訪問して行うことが良いと思います。
謹賀新年 旧年中はご厚情を賜り有難うございました 今年も変わらぬお付き合いのほど 何卒よろしくお願いいたします 令和〇年元旦
新年あけましておめでとうございます 輝かしい新年を迎え貴社のますますのご発展を祈念いたします 本年も何卒よろしくお願い申し上げます 令和〇年元旦
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謹んで新春のお慶びを申し上げます 昨年は格別のお引き立てにあずかりまして大変ありがとうございました 貴社ますますのご発展と皆様のご活躍を心よりお祈り申し上げます どうぞ本年もよろしくお願いいたします 令和〇年元旦
新年あけましておめでとうございます。 旧年中は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます おかげさまで無事にプロジェクトを成功させることができました これも偏に皆様のご支援とご協力の賜物と感謝しております 令和〇年元旦
新年おめでとうございます 昨年は弊社の○○をご購入していただき誠にありがとうございました また近くにお越しの際はお気軽にお立ち寄りください 本年もどうぞよろしくお願いいたします 令和〇年元旦
謹んで新春のお慶びを申し上げます 旧年中は一方ならぬご厚誼を賜りありがとうございました 本年も一層のご指導ご鞭撻を賜りますよう よろしくお願い申し上げます 令和〇年元旦
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新年あけましておめでとうございます 旧年中は弊社のご要求に対しまして誠実に対応してくださり感謝いたします 貴社のご期待に添うべく誠心誠意サービス向上に専念します 本年も変わらぬご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます 令和〇年元旦
新年あけましておめでとうございます 旧年中は公私にわたり大変お世話になりました 本年もご支援のほど何卒よろしくお願い申し上げます 令和〇年元旦
謹んで新春のお慶びを申し上げます 旧年中は格別のご厚情を賜り誠にありがとうございます 貴社の益々のご発展と皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます 令和〇年元旦
新年おめでとうございます 旧年中は大変なご支援を頂き誠にありがとうございます 今後もご期待に添えるよう努力して参ります 本年もどうかよろしくお願いいたします 令和〇年元旦
ご相談方法について
メール等のやり取りにて日程を確定し、ビデオチャット（Teams、Zoom）等によるリモート形式での対応となります。※Lineメッセージでのご相談も受け付けています。（公式アカウントより）
基本対面での面談等はしておりませんので、あらかじめご理解願います。
また、ビデオチャットでビデオ通話、音声のみの通話については、事前にお伺いした上で 柔軟に対応いたします。
ご相談に関する料金について
ご相談は初回 ３０分 無料（事前予約制）としています。
２回目以降 ３０分 2,０００円（事前予約＋前払い制）＋ 追加１５分毎 １,０００円 となります。
なお、企業様、個人事業主様向けの戦略コンサルタントも年間契約（別途コンサルタント契約を締結）にて対応しております。
※事前予約、料金のお支払い方法等につきましては、お問い合わせよりご連絡をいただいた後にメールかLine公式アカウントからはLineのメッセージにてご連絡させていただきます。
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